Digitalização de Documentos
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
As empresas que investem pela
solução de Gestão Documental através da Digitalização de Documentos conseguem
um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um
ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a
implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as
seguintes:
Redução do custo
Número de cópias, aumento de
produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do
espaço de arquivo;
Gestão de Informação Integrada
A partir da consolidação
transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações Office) e
de documentos com origem em papel;
Uniformização de Processos
Reencaminhamento, aprovação,
arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos
documentos;
Compartilhamento
Descentralização do espaço físico,
isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do
local onde o utilizador aceda aplicação;
Segurança e Redundância
Cópias de segurança que permitem
a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo
físico;
Controle de Acesso
As soluções de Gestão Documental
têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos
de acessos não autorizados.
As principais metas do processo
de digitalização de documentos é manter a integridade e a legibilidade do
documento, e filtrar, processar e armazenar as informações contidas. Para
realizar essas tarefas de forma eficaz, são utilizadas as seguintes técnicas:
OCR - Reconhecimento Ótico de
Caracteres;
Softwares de compressão -
Qualidade X Tamanho;
Correções de imagem -
alinhamento, bordas, contraste, brilho Etc;
Sistemas automatizados para
indexação;
Cópias de segurança;
Controle de qualidade;
Profissionais capaticados;
Administrativa e Financeira
(documentos financeiros);
Qualidade (normas, procedimentos,
auditorias e fichas de não conformidade);
Produção (desenho técnicos,
normas e procedimentos operacionais e controle de produção);
Jurídica (contratos, propostas,
concursos públicos e cadernos de encargos);
Serviços aos Clientes
(informações, apoios técnicos, documentação do clientes);
Desenvolvimento (memórias
descritivas, pesquisas e desenvolvimentos);
Recursos Humanos (contratos,
fichas técnicas e regulamentos);
Ainda é comum a idéia equivocada
que para ter valor legal ainda é necessária a utilização de papeis e
assinaturas manuscritas. Atualmente, através das técnicas e aplicações
específicas de Certificados Digitais e Assinatura Eletrônica já é possível
substituir totalmente a usabilidade do papel.
Entre em contato com nossa empresa para agendar uma reunião para que possamos realizar um levantamento
de suas reais necessidades e seus respectivos custos.
